Dans ses conclusions, le comité d’orientation stratégique (COS) du programme NewDEAL insiste particulièrement sur l'importance des outils numériques dans le processus de transformation de l’offre de formation.
Il souligne les défis liés à l’évolution des outils, et relève deux défis majeurs : d'une part la parfaite prise en compte des besoins et attentes des usagers, indispensable pour les faire adhérer au déploiement des nouveaux outils, et d’autre part la dépendance du système d’information de l’université de Bordeaux vis-à-vis des applications élaborées au niveau national.
Pour Antoine de Daruvar, référent académique de NewDEAL, il est aujourd’hui indispensable d’harmoniser certaines pratiques au sein de l'université afin d’améliorer la qualité des services numériques et de soutenir les objectifs de flexibilité des parcours étudiants ainsi que la transversalité de l’offre de formation.
Des outils coconstruits avec et pour les usagers
Le COS insiste sur l'importance d'une écoute active des utilisateurs finaux des outils numériques, qu'ils soient enseignants, personnels administratifs ou étudiants. Une approche plus participative dans le développement des outils permettrait de mieux répondre aux attentes de ceux qui les utilisent au quotidien. Pour cela, la création d'un comité d'usagers ou de référents est encouragée afin d'identifier concrètement les points d'amélioration et de guider les évolutions nécessaires.
Cette dynamique est déjà en action avec le projet de refonte de l’outil de Gestion de l'Offre de Formation (GOF) qui s'appuie sur les retours d'expérience des utilisateurs pour repenser la solution. Cette démarche de la DSI, accompagnée par la MAPI et la DFGC, illustre comment l'université de Bordeaux cherche à renforcer l'engagement et l'adhésion de sa communauté aux outils numériques, garantissant ainsi leur pertinence et leur efficacité.
Comme l’explique Ghislain Pellarini, chef de projet au sein de la direction des systèmes d’information, « La communauté enseignante représente les utilisateurs principaux des outils de gestion de l'offre, se rapprocher d'eux et échanger sur leurs attentes nous a permis de revoir les priorités sur certains usages que nous pensions importants. Les interactions lors des ateliers ouverts à tous ont été riches en enseignements concernant leur façon d'utiliser l'outil actuel et leurs attentes pour le prochain. Les usagers sont devenus les décideurs de la feuille de route de notre projet. »
Une articulation indispensable avec les outils nationaux
Alors que l’université de Bordeaux poursuit la transformation de son offre de formation, elle évolue dans un cadre national où les outils numériques dédiés à la gestion des cursus sont en constante mutation. Le projet NewDEAL ambitionne d'intégrer pleinement les nouvelles approches pédagogiques et modalités d’organisation au service de la personnalisation, comme la désannualisation des formations ou la gestion des blocs de connaissances et de compétences (BCC). Toutefois, le décalage temporel entre la transformation pédagogique et le déploiement des outils numériques nationaux, (notamment PEGASE, projet débuté en 2027), crée des défis majeurs pour la mise en œuvre de ces transformations et l'engagement de nouveaux projets numériques propres à l’établissement.
Conscient de cette problématique, le COS encourage une participation active de l'université de Bordeaux au suivi des outils nationaux. L'objectif : garantir leur adéquation avec les besoins réels des enseignants et étudiants, tout en veillant à leur compatibilité avec les initiatives locales. En effet, une meilleure coordination entre les solutions locales et nationales est essentielle pour éviter que ces avancées ne soient freinées par des contraintes techniques. C'est en suivant ces recommandations que l'université a pris part à plusieurs groupes de travail adossés à des projets nationaux, comme la solution PEGASE, mais aussi le projet d'un outil national de suivi des étudiants (couvrant entre autres les besoins du contrat pédagogique) ou encore les outils adossés au programme AVENIRs sur les compétences.
Porter les besoins et spécificités de l'université de Bordeaux dans les groupes de travail nationaux est un enjeu important. En effet, il est essentiel de faire valoir notre vision de l'amélioration de l'offre de formation, portée par NewDEAL, pour qu'elle soit prise en compte dans la conception des outils nationaux. Cette participation nous permet aussi de connaitre au plus tôt les orientations prises et l'état d'avancement des projets de développement de nouveau outils numériques afin de nous adapter au mieux.
L’indispensable convergence des pratiques et des outils
Pour Antoine de Daruvar, un des grands défis à relever en matière d’environnement numérique est l'hétérogénéité des pratiques et des outils pour la gestion des formations au sein de l'université de Bordeaux. Selon lui il est très compliqué de concevoir, déployer et maintenir des outils numériques qui doivent répondre à cette diversité.
Ce diagnostic est renforcé par les premiers constats fait par Virginie Postal, chargée de coordination, dans le cadre de sa mission d’animation du comité de coordination transverse de l’offre de formation des collèges et instituts. Parmi ses priorités, la première est de mettre en place un outil commun de réservation des salles et de modélisation de l’offre de formation.
Certains champs disciplinaires ou certains types de formation présentent des spécificités qui se traduisent par des pratiques différentes qui doivent être prises en compte par les outils numériques. Cependant, l’hétérogénéité constatée repose aussi souvent sur des facteurs historiques et sur un manque de précision des cadrages.
Il ne s’agit pas d’imposer de façon systématique les mêmes procédures à tous, mais de définir un socle commun adapté aux besoins de l'ensemble de la communauté universitaire. Favoriser cette convergence des pratiques permettra la mise en place d'outils robustes et partagés, indispensables pour permettre la gestion de parcours étudiants qui vont vers plus de personnalisation et plus d’ouverture pluridisciplinaire.